کدینگ حسابداری، انواع و سطوح آن
اعداد و ارقام به خودی خود خاصیتی ندارند، اما اگر با هدف خاصی مرتب و دسته‌بندی شوند، از روی آن می‌توان به چگونگی فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده پی‌برد. این کار به زبان ساده همان کدینگ است. کدینگ حسابداری به معنای دسته‌بندی اطلاعات مالی یک شرکت، فروشگاه و یا نهادی تولیدی است. بدین‌ترتیب، سطح فعالیت‌ها و کارکردها با اعداد سنجیده میشود و قابل تفکیک است. هر زمانی هم که بخواهیم به آن دسترسی داشته باشیم، می‌توان فعالیت‌ها، پیشرفت‌ها، سود و زیان‌ها را به طور شفاف دید و بررسی کرد.
اما آیا کدینگ حسابداری برای کسب‌وکارمان واجب است؟ اگر شما فروشگاهی دارید که روزی فقط یک یا دو مشتری دارد، به کدینگ حسابداری فروشگاهی نیازی نخواهید داشت. همه چیز ساده است و حساب‌وکتاب خاصی ندارد ولی اگر فروشگاه شما به طور مستمر سود می‌کند و در حال بزرگ شدن است، کدینگ حسابداری فروشگاهی نقشه راه کسب‌وکار شماست که تمام آمار فروش و وضعیت فروشگاه را به صورت دقیق در مقابل‌تان می‌گذارد.
در زمان‌های گذشته به اندازه اکنون کدینگ حسابداری در کسب‌وکار نقش اساسی نداشت اما با صنعتی شدن شهرها و پیشرفت تکنولوژی، حسابداری هم تغییرات ویژه‌ای کرده و امروزه انواع کدینگ حسابداری به کمک پیشرفته‌ترین نرم‌افزارها انجام میشود.
فواید کدینگحسابداری به صورت زیر است:
- فرض کنید که می‌خواهید فردی را ترغیب کنید تا در شرکت‌تان سرمایه‌گذاری کند. اگر وضعیت حساب‌های شرکت نامشخص و آشفته باشد، شما به هدف‌تان نمی‌رسید. انواع کدینگ حسابداری و استفاده از آن در سطوح مختلف، قدرت تصمیم‌گیری را برای صاحبان کار و سرمایه بالا میبرد.
- به کمک انواع کدینگ حسابداری تمام صورت حساب‌ها، امور کسب‌وکار، خرید و فروش‌ها یا سود و زیان‌ها به صورت شفاف و مرتب در مقابل شماست.
- انسان جایزالخطاست و اگر حساب‌ها به روال سنتی و دستی انجام شود احتمال خطای انسانی بسیار است. خوشبختانه، با وجود نرم‌افزارهای حسابداری، کدینگ به صورت دقیق و منظم انجام میشود.
- کدینگ حسابداری انواع مختلفی دارد اما از هرنوعی که استفاده کنید، موجب میشود حساب‌ها به صورت تفکیک شده و مرتب در مجموعه‌ای یکپارچه قرار بگیرد.
انواع کدینگحسابداری متفاوت است اما به طور کلی پنچ روش اصلی داریم که از همه بیشتر استفاده میشود:
1.حفظی:
روش حفظی یکی از انواع کدینگ حسابداری است که پیچیدگی چندانی ندارد و حروف اول کلمات در کنار هم قرار می‌گیرند. مثلاً «حساب مالی بدهکاران» را به صورت کد «ح.م.ب» مشخص می‌کنند. در کسب‌وکارهای ساده، این روش کارایی زیادی دارد چون کدهای آن برای حسابدار مشخص است اما در کارهای پیچیده‌تر، مانند کدینگ حسابداری شرکت‌های تولیدی می‌توان از روش‌های بهتری بهره گرفت.
2.سریالی:
روش سریالی یا متوالی نسبت به حفظی پیچیده‌تر است و کارایی بیشتری هم دارد. به این صورت که اعداد در چند سطح کنار هم قرار داده میشود و برای حسابدار به آسانی قابل تفکیک است. به عبارت دیگر، برای حساب‌های کلی دو رقم مشخص میشود و برای حساب‌های جزیی‌تر دو رقم دیگر در کنار حساب کلی قرار می‌گیرد و این سطوح را می‌توان افزایش داد. این روش تفکیک شده است و حسابدار با استفاده از کدتعیین شده به خوبی می‌تواند حساب‌ها را بررسی کند.
3.سلسله مراتبی:
در روش سلسله‌مراتبی به دلیل طبقه‌بندی عالی و تفکیک‌شده در سطوح مختلف کاربرد بیشتری در کسب‌وکارها دارد. این روش ترکیبی از روش حفظی و سریالی است. بدین‌ترتیب، در ابتدا یک کد به صورت حرف مشخص شده و سپس برای فعالیت‌هایی که در سطح این کد قرار می‌گیرند، کد عددی سریالی لحاظ میشود. به این شکل، حساب‌های گسترده‌ای را می‌توان طبقه‌بندی کرد.
4.توده ای:
در روش توده‌ای از عدد برای طبقه‌بندی محصول یا نوع فعالیت استفاده می‌کنند. مثلاً کدینگ حسابداری فروشگاهی به این صورت دسته‌بندی میشود «10:ماست، 20: پنیر، 30:خامه»
5.وجهی:
این روش پیشرفته‌ترین کدینگ حسابداری است و برای امور پیچیده استفاده میشود. در روش وجهی تنوع زیادی وجود داشته و به نوعی ترکیبی از روش‌های قبلی است. برای مثال، برای یک سطح می‌توان حرفی را در نظر گرفت و برای حسابهایی که در آن سطح قرار می‌گیرد از روشی دیگر استفاده کرد. این روش برای فعالیت‌های که با مدارک زیادی سروکار دارد، مانند کدینگ حسابداری شرکت‌های تولیدی، مناسب است.
همانطور که در ابتدا گفتیم اعداد بدون استفاده ارزشی ندارند اما حسابدار با وارد کردن این اعداد آنها را به حسابهایی باارزش تبدیل می‌کند. اکنون به معرفی مهم‌ترین حساب‌ها می‌پردازیم.
- گروه حساب: این حساب را معمولاً با عددی دو رقمی مشخص می‌کنند و شامل اصلی‌ترین حساب‌ها است. هزینه‌ها، حقوق‌ها و بدهی‌ها در این دسته قرار می‌گیرند.
- حساب کل: این حساب بیشتر صورتحساب‌ها و اسناد مالی را مشخص می‌کند و معمولاً با عددی چهار رقمی نشان داده میشود.
- دو عدد نشانه‌ی گروه حساب و دو عدد دیگر حساب کل است. فعالیت‌های شرکت را بیشتر اوقات با این حساب مشخص می‌کنند.
- حساب معین: در این سطح، حساب‌ها را به قسمت‌های جزیی‌تری تقسیم می‌کنیم. این حساب معمولاً با عددی شش رقمی نشان داده میشود و شامل حساب کل با کد حساب معین است.
- حساب تفصیلی: این سطح در پیشرفته‌ترین نوع حسابداری استفاده میشود و شامل ترکیبی از حساب معین با کد حساب تفصیلی است.
- این نوع حساب امور جزیی‌تری را شامل میشود، به همین دلیل در کارهای ساده کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
کدینگحسابداری رستوران
کدینگحسابداری رستوران به معنای دسته‌بندی و تفکیک حساب‌های رستوران است. این حساب‌ها می‌تواند شامل خریدهای روزانه، اقلام ضروری، فروش رستوران، سود رستوران و یا فهرست بدهی‌ها باشد. اگر کدینگحسابداری رستوران وجود نداشته باشد و یا حساب‌ها نامنظم باشند، در امور رستوران آشفتگی به وجود می‌آید و راه پیشرفت رستوران بسته میشود.
کدینگ حسابداری رستوران به روندی گفته میشود که حساب‌های رستوران در همان سطوحی مختلفی که بالا توضیح دادیم، طبقه‌بندی میشود. بدین‌صورت، نحوه فعالیت رستوران، چشم‌اندازها، پیشرفت‌ها یا سراشیبی‌ها و مهم‌تر از همه دخل‌وخرج رستوران واضح و مشخص است.
کدینگحسابداری شرکت‌های تولیدی
کدینگحسابداری شرکت‌های تولیدی پیچیده‌تر از رستوران‌ها و یا کدینگ حسابداری فروشگاهی هستند. شرکت تولیدی برای اینکه به سود برسد، باید به طور دقیق و منظم هزینه‌های تولید را مشخص کنند. همچنین، هزینه‌های احتمالی که ممکن است در آینده بر سر راه شرکت قرار بگیرد.
کدینگحسابداری شرکت‌های تولیدی به این مفهوم است که حساب‌ها در مجموعه‌ای معین تعریف شوند، به طوری در هر زمانی قابلیت جستجو و بررسی وجود داشته باشد. نکته‌ی مهم این است هیچ فعالیت تولیدی بدون سیستم کدینگ پیشرفته و دقیق اجرایی نخواهد شد.
کدینگحسابداری پیمانکاری
کدینگ حسابداری پیمانکاری کاملاً با فعالیت‌های دیگر مانند رستوران و یا کدینگ حسابداری شرکت‌های تولیدی متفاوت است. شرایط اقتصادی جامعه مهم‌ترین دلیل این تفاوت است. قیمت‌ها هر لحظه متغیر بوده و هر پروژه با قیمت کاملاً متفاوتی با پروژه دیگر به اتمام می‌رسد. مصالح ساختمانی، دستمزد کارگران و نحوه قراردادهای آنها و هزینه‌های حمل همگی متغیر است.عامل مهم دیگر این است در این پروژه‌ها مکان ثابتی وجود ندارد و هر پروژه در محل خاصی انجام میشود.به عبارت دیگر، کدینگ حسابداری پیمانکاری در جایی که مشتری نیاز داشته باشد انجام می‌گیرد.
هزینه‌های متفرقه در پیمانکاری بسیار بیشتر از دیگر فعالیت‌هاست و به همین دلیل کدینگ حسابداری پیمانکاری پیچیده‌تر است.
