تحریر دفاتر قانونی (دفاتر روزنامه و کل) :
شرکتهای تجاری باید قبل از پایان هر سال مالی اقدام به ثبت و پلمپ دفاتر قانونی خود (دفتر روزنامه / دفتر کل)نزد اداره ثبت شرکت ها ، جهت سال آینده نمایند. لذا دفاتر هر سال مالی باید درسال مالی قبل پلمپ شده باشد .اداره ثبت شرکت ها با درج نام شرکت و نوع آن ( سهامی و تضامنی و .. )، تعداد جلد هر نوع دفتر، تعداد صفحات هر دفتر، شماره و تاریخ پلمپ برچسب بارکددار آن را صادر و در ابتدا و انتهای هر دفتر درج می کند .
تحریر دفاتر قانونی حسابداری شامل چندین دفتر میگردد . از جمله می توان به دفاتر کل ، روزنامه و مشاغل اشاره کرد. هر شرکتی که از نظر قانونی ملزم به پرداخت مالیات است باید روند مالی شرکت خودش را در این دفترها ثبت نماید. پس از تحریر دفاتر ، باید این دفتر به اداره مالیات ارائه گردند.
پلمپ دفاتر :
پلمپ دفاتر به معنای منگوله دارکردن و برگ شماری دفاتر است. به این جهت صورت میگیرد که نتوان از آن ورقی کم یا زیاد کرد. زمانی که پلمپ دفاتر انجام می‌شود، نام شرکت و شماره ثبت پلمپ دفاتر قید و سپس مهر ثبت شرکت در آن منظور میگردد.
انواع دفاتر قانونی :
انواع دفاتر از نظر قانون تجارت دو نوع هستند:
- دفتر روزنامه: دفتر روزنامه برای ثبت تمام وقایع شرکت است که باید بصورت روزانه ثبت شود.
- دفتر کل: عبارتست از دفتری که حسابها پس از طبقه بندی، به طور جداگانه در آن نگهداری می شوند .
اهمیت نوشتن دفاتر:
تحریر و نوشتن دفاتر قانونی از این نظر بسیار مهم است که طبق ماده ۳۴ قانون مالیات بر ارزش افزوده دفاتر و اسناد مدارک را تا ده سال نگهداری کرد. بهترین شیوه ای که می شود نگهداری کرد بصورت نوشتاری در دفاتری مخصوص که نه اطلاعات از بین بروند نه بتوان تغییری در آنها ایجاد کرد. بنابراین طبق قانون تجارت باید تمام گردش مالی هر مجموعه ای درون دفاتر ثبت شوند. بعد از ارائه به حوزه مالیاتی و پرداخت مالیات مربوط به همان سال باید این دفاتر تا ده سال نگهداری شوند.
چه اشخاصی باید دفاتر تحریر کنند :
طبق ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم مشاغل گروه الف و ب باید برای دفاتر خود تا قبل از شروع سال مالی اقدام کنند. در آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم دقیقا (همه چیز درباره تحریر دفاتر قانونی) توضیح داده که چه افرادی و با چه حجم فروشی باید برای دفاتر خود اقدام کنند و پس از تحریر تحویل حوزه مالیاتی خود دهند.
نکاتی از تحریر دفاتر :
- رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.
- مؤدیانی که دفاتر دستی نگهداری می‌نمایند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی ربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می‌باشند.
- مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نرم افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد، استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگی‌ها، معیارها و ضوابطی که نرم افزار حسابداری باید دارا باشد را اعلان عمومی کند. استفاده از نرم افزارهای قبلی تا مدت سه سال پس از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون (۱/۱/۱۳۹۵) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن به ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است.
- مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین‌های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.
- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی‌ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.
- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.
- دفاتر و اسناد حسابداری می‌بایست براساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.
- ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی وپولی صورت نگرفته باشد، مجازاست.
- ارائه دفاتر سفید و نانویس، در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می‌شود.
- مؤدیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک بصورت ماشینی اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید، ارسال و یا دریافت شده، نگهداری شود.
در صورت اشتباه در تحریر چه باید کرد :
خوب برای نوشتن دفاتر قانونی یکسری تکنیک ها وجود دارد که برخی ها تا اینجای کار گفته شد. گاهی اوقات پیش می آید که در هنگام تحریر سهوا دچار اشتباه می شویم. معمولا اشتباهات کوچک تا حدودی طبیعی هستند. وقتی دچار اشتباهی شدید نگران نباشید. معمولا دیده می شود که بخصوص تازه کارها بعد از ارتکاب اشتباه بیش از حد نگران می شوند.
اشتباهات معمولی که زیاد رخ می دهد مربوط به تکرار اعداد یا جایگذاری در خانه های مخصوص خود می باشد. می توان به سادگی هر چه تمام روی عدد اشتباه یک خط کمرنگ کشید و درست آن را بالاسرش نوشت. در چنین مواقعی ریزه کاری را رعایت کنید تا ممیز هنگام رسیدگی با نگاه اول به اشتباه شما پی نبرد.
موارد رد دفاتر (علی راس شدن) :
بر طبق ماده ۲۰- تخلف از تکالیف مقرر در این آیین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد:
- در صورتی که دفاتر ارایه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه.
- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور.
- تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده.
- بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی، مگر اینکه حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید. یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.
- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زائد بر حد مجاز مقرر در تبصره های ۲ و ۳ و ۴ ماده ۱۳ و تاخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقرر در ماده ۱۴ و تاخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده ۱۷ این آیین نامه.
- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ این آیین نامه.
- اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آیین نامه اقدام نشده باشد.
- در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند.
- عدم ارایه آیین نامه ها و یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزار های مالی مورد استفاده.
- عدم ارایه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (ولو نانویس).
- استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل (با توجه به مقررات ماده ۳ این آیین نامه).
- عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.
- ثبت هزینه ها و درآمدها و هر نوع اعمال اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز. توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود، به منزله ثبت هزینه های غیر واقع تلقی نمی شود.
تبصره – در مورد بند ۶ این ماده چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود. همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد.
مالیات علی الراس :
وقتی هنگام رسیدگی ممیز نتواند درآمد و هزینه ها را بخوبی تشخیص دهد یا احساس کند که در دفاتر کتمان شده است در این صورت دفاتر رد شده و مالیات به صورت علی الراس باید پرداخت شود. علی الراس یعنی اینکه حوزه مالیاتی بر اساس حجم فروش مالیات را در نظر می گیرد. اکثر مواقع هزینه ها را از درامد کسر نمی کند. در این وضعیت مبلغ مالیات بیشتر از حالت عادی می باشد.
جرائم تحریر دفاتر :
جرائم تحریر دفاتر در صورت رد آنها به شرح زیر است:
عدم تحویل دفاتر روزنامه و دفتر کل موجب ۲۰% جریمه برای مالیات دهنده میگردد. در صورتیکه دفاتر ارائه گردند ولی باعث رد دفاتر شود معادل ۱۰ درصد جریمه خواهد شد.
قابل ذکر است مودیان بایستی در ثبت دفاتر روزنامه و کل خود دقت کافی را داشته باشند. برای اطلاع از جزئیات و تکلیف های خود در این خصوص می‌توانند با موسسات خدمات حسابداری و حسابرسی مشورت نمایند تا مشمول جریمه نشوند.
زمان تحویل دفاتر قانونی به دارایی
زمان تحویل دفاتر قانونی به دارایی تا پایان سال مالی است. به این صورت که بعد از تعیین حوزه مالیاتی مشخص، این دفاتر را در اداره ثبت شرکت‌ها شماره گذاری کنید. سپس نسبت به پلمپ کردن آن اقدام لازم را انجام میدهند.
ممیز مسئول رسیدگی پرونده شما به استناد برگ درخواست اسناد و مدارک بند 2 ماده 97 قانون مالیاتهای مستقیم درخواست ارائه اسناد و مدارک و دفاتر شما را میکند معمولا 3- 4 ماه بعد از ارسال اظهارنامه هر سال،برگ درخواست را برای مودیان ارسال می کنند.
تحریر دفاتر قانونی با خودکار آبی ( نوشتن دفاتر قانونی با خودکار آبی )
تحریر دفاتر قانونی با خودکار آبی هیچ اشکالی ندارد. اما دقت شود که نگارش آن ها با خودکار سیاه یا روان نویس بهتر است. زیرا باید به نحوی دفاتر نگارش گردند که به راحتی پاک نشوند.
جمع بندی:
در کل اگر دفتر نویسی کار سخت و روش تحریر دفاتر را نمی دانید؟ یا زمان و تمرکز نوشتن دفاتر روزنامه و دفاتر کل را ندارید و هزینه نوشتن دفاتر را نمی دانید؟ می توانید با تماس با کارشناسان تراز برتر اطلاعات کلیه موارد مذکور را براحتی بدست بیاورید.
